Funciones y Responsabilidades
Los voluntarios rotarios han contribuido a que el Intercambio de Jóvenes sea el mundialmente prestigioso programa que constituye hoy.
En los clubes y distritos los rotarios trabajan entre bastidores haciéndose cargo de los aspectos prácticos de las experiencias de intercambio. Ellos presentan a los estudiantes a otros socios y organizan eventos sociales y culturales para los estudiantes. Los clubes y distritos anfitriones son responsables de la inscripción del estudiante en la correspondiente escuela secundaria, y el pago de matrículas y otros asuntos relacionados con los cursos (en los intercambios de largo plazo).
Aunque Rotary International brinda apoyo a los programas locales de Intercambio de Jóvenes, los clubes y distritos rotarios gestionan sus propios programas en forma independiente. Cada club o distrito establece sus propias normas específicas que deben cumplir los participantes, pero todos los voluntarios del programa de Intercambio de Jóvenes están comprometidos a proteger a los jóvenes en todo momento.
A continuación incluimos recursos que le ayudarán a que el Intercambio de Jóvenes tenga éxito en su distrito:
Declaración de normas de RI respecto a las actividades para la juventud
En 2002, la Directiva de RI adoptó una Declaración de Normas respecto a las actividades para la juventud que se aplica a todas las actividades de Rotary:
Rotary International se compromete a crear y mantener un ambiente de máxima seguridad para todos los jóvenes que participan en las actividades de Rotary. Se espera que todos los rotarios, cónyuges de rotarios, colaboradores y otros voluntarios, desplieguen todo el esfuerzo posible para salvaguardar el bienestar de los niños y jóvenes con quienes entran en contacto, a efectos de prevenir todo tipo de acoso o abuso físico, sexual o afectivo.
Declaración adoptada por la Directiva de Ri en noviembre de 2002, enmendada en noviembre de 2006.
Certificación para el programa de Intercambio de jóvenes
Para poder participar en el programa de Intercambio de Jóvenes, los distritos deben ser certificados por RI mediante el establecimiento de requisitos para la protección del menor y el funcionamiento del programa de intercambio:
Adoptar la Declaración de Normas respecto a las actividades para la juventud y desarrollar sus propias normas como distrito respecto de la prevención de abuso y acoso y la protección de los jóvenes. Establecer un programa de Intercambio de Jóvenes a nivel distrital o multidistrital como parte de una entidad incorporada
Obtener seguro de responsabilidad civil adecuado, con cobertura y límites apropiados para la ubicación geográfica del distrito.
El Comité Distrital de Intercambio de Jóvenes y su Chair
El Chair del comité distrital coordina y promueve las actividades de Intercambio de Jóvenes con el distrito y se comunica con Rotary International, el gobernador de distrito y los clubes. Las responsabilidades de los integrantes del comité incluyen, entre otras, las siguientes :
1. Trabajar con los clubes rotarios en las siguientes actividades:
- Capacitar a los comités de Intercambio de Jóvenes de los clubes.
- Crear expectativas para los estudiantes que salen del país y los que llegan del extranjero.
- Ofrecer información sobre los recursos de Rotary que ayudan a potenciar las actividades de Intercambio de Jóvenes del club.
- Exhortar a los clubes a invitar la participación de ex becarios en todos los aspectos del programa y organizar actividades de ROTEX.
2. Coordinar los esfuerzos descritos a continuación tendientes a proteger a los estudiantes que participan en el programa de Intercambio de Jóvenes:
- Impartir capacitación a familias, estudiantes y voluntarios adultos.
- Investigar a todos los adultos voluntarios.
- Asegurar que a todo voluntario que hubiera admitido la comisión de un delito de acoso o abuso sexual, haya participado o sido condenado por tal tipo de delito, se le prohíba la participación en programas o actividades de Rotary relacionadas con la juventud.
- Desarrollar un sistema de apoyo para los estudiantes que cumpla con todos los requisitos para la certificación del distrito.
- Notificar a RI todos los incidentes (accidentes, muertes, regresos anticipados, delitos y alegaciones de abuso o acoso) en un plazo de 72 horas.
3. Administrar las siguientes actividades de intercambio para estudiantes que salen del país:
- Establecer contactos internacionales y comunicarse con ellos a fin de colocar a los estudiantes.
- Ayudar a los clubes a seleccionar a los estudiantes.
- Suministrar orientación a padres y estudiantes.
- Coordinar todos los arreglos de viaje y de obtención de visados para los estudiantes
- Servir de nexo entre estudiantes, sus padres y la agencia de viajes para garantizar que se establezcan los itinerarios para el intercambio.
- Examinar detenidamente los informes de los estudiantes que están en el extranjero.
4. Administrar las siguientes actividades relacionadas con los estudiantes visitantes:
- Servir de nexo entre los clubes anfitriones del distrito y el distrito de origen de los estudiantes.
- Coordinar la orientación de los estudiantes a su arribo.
- Asistir a los clubes en la selección y orientación de las familias anfitrionas.
- Recibir a los estudiantes visitantes en el aeropuerto local y coordinar los vuelos de regreso.
- Remitir información sobre todos los estudiantes (incluido en el Formulario de garantía ) que llegan al distrito y los nombres e información de contacto de las familias anfitrionas de los estudiantes que participan en programas de largo plazo si cambian de familia.
5. Implementar normas de gestión de riesgo y tener preparado un plan para enfrentar las situaciones de crisis.
6. Desarrollar pautas y reglas que acaten las normas de RI para los jóvenes participantes en el programa del distrito.
7. Promover el programa a través de los sitios web del distrito y de los clubes, auncios y artículos periodísticos en el ámbito del distrito.
8. Mantener líneas de comunicación eficaces entre todos los participantes en este programa, y designar una persona, por lo general el presidente del comité distrital, para realzar lo siguiente:
Compartir éxitos logrados, ideas interesantes para los intercambios, y experiencias positivas de los ex participantes para su uso en publicaciones de Rotary y en el sitio web de RI.
Remitir anualmente la encuesta sobre el programa a RI.